バリバリ働く30代なら、仕事もプライベートも「もっと時間があったら良いのに！」と、一度は思ったことがあるのではないでしょうか。しかし1日は24時間と決まっています。そこで、限られた時間を有効に使うために、タイムスケジュールの立て方のコツを伝授します！
仕事が忙しくなればなるほど「時間がないよ〜」と泣きたくなってきますよね…。しかもそういう時に限って焦ってミスをしたり。でももしかしたら仕事を忙しくしているのは自分かも？ちょっとのコツでタイムスケジュールが上手にたてられますよ！
タイムスケジュールがあなたを豊かにする3つの理由
やらなくてはいけない仕事が山積みになると「とりあえず大きいものから」「目の前にあることから」と、なんとなくで仕事をすすめてしまいがちですよね。とりあえず手をつけて考えるのではなく、一度立ち止まってタイムスケジュールを立てると色々なことが変わってきます。
1、個人の生産性が上がる
まずは、仕事効率を向上させることができます。効率が上がると、同じ時間内でも完了する仕事の量や質も上がっていきます。そのために必要なのがタイムスケジュールです。やることと時間をしっかりと区切って計画を立てることが仕事においてはとても重要。生産性が高い人、つまり「稼げるひと」になるのです。
2、チームの生産性も上がる
あなたがマネジメント職に就いている場合は、チームの生産性をあげることもできるでしょう。ひとつは、あなた自身の生産性が上がることによって生まれる時間や仕事からの影響があります。さらに、チーム全体とチームメンバーのタイムスケジュールを立てることも視野に入れて実践してみることをおすすめします。最初はなかなか難しいですが、部下や後輩が「何をすれば良いかわからない」という状況をなくすとチーム全体の生産性が上がりますよ。
3、ワークライフバランスを整えられる
時間を上手に使うことにより生産性が上がることを書いてきましたが、そこで「時間」が生まれます。例えば残業を減らして趣味や勉強などプライベートを充実させたり、チームや事業についてゆっくり考える時間が生まれ、心にも身体にも余裕ができるというような良いサイクルを作ることができます。
実行しやすいタイムスケジュールを組む11のコツ
ここまでで、タイムスケジュールを立てる重要性はわかっていただけたでしょうか。生産性が上がり余裕が生まれる！…のですが、もちろん立てるだけではなくしっかりとタイムスケジュール通りに動かなくてはなりません。そこで、どのようにを立てたら実行しやすいかをわたしのやり方含めてご紹介します。
1、自分に合った管理方法を探す
まずは、何でタイムスケジュールを管理するか。ツールは様々あるので、どのような機能があったら使いやすいのかを考えてみると良いでしょう。今は紙の手帳からスマホアプリまでありますね。実は20~30代でも紙で管理している人も多いとか。自分のわかりやすいようにカスタマイズできることも理由のひとつかもしれません。
わたしは、自分のタイムスケジュールはアプリで、チームのものは全員に見てもらえる、すぐに修正できるように紙で実践していました。
2、やることを箇条書きで細かく書く
次に、タスク管理は細かく落とし込みます。仕事は大きくなればなるほど予定通りいかなくなります。例えば「アンケート結果をまとめ、レポートとして提出」という大きなタスクがあったとします。これを細かくわけてみましょう。アンケートの集計、表の作成、一言コメント、印刷…などやることが細かく出てきますね。これらをひとつひとつタイムスケジュールに落とし込むイメージです。やることはなるべく細かくしたいので「印刷してホチキスで止める」ではなく「印刷する」「ホチキスで止める」などにしましょう。一つのタスクに行動はひとつです。
3、所要時間を考える
そして、細かく分けたタスクにかかる時間を考えます。コツは「だいたいこれくらいだろう」と思った時間よりも、少し多めに考えることです。作業に慣れるまで意外と時間がかかったり、トラブルはつきものです。予定がパンパンになり焦って作業するよりも、少し余裕を持ってスケジューリングしましょう。2回目以降の場合は、前回の作業時間を踏まえたうえて考えてみると良いかもしれませんね。
4、急な予定の対応基準を決める
余裕を持ってスケジューリングしたとしても、急な対応が入ることもあります。そのような場合の基準を自分の中で決めて徹底して守りましょう。例えば、10分以内で終わるであろう作業だったらすぐにやる、14時までは何も対応しない、などを決めましょう。依頼されたことを全てやっていては、その日にやることが終わらなくなってしまいます。とはいえ、断れない場合もあり難しいですよね…。わたしの場合は「今、これを最優先してやっているので14時までお待ちいただけますか？」とはっきり伝えていますが、相手によって言えない場合はその場に応じて対応しましょう。
5、時間的リソースをきちんと把握する
細かくタイムスケジュールを立てることが癖づいたら、次は自分がどのように時間を使っているか把握してみましょう。わたしも昔よくあったのが「今日なにしてたっけ？」で1日が終わってしまうこと。冒頭でも言いましたが、1日は24時間しかありません。何にどれくらい時間を使っているのか、1日でどれだけ時間があくのか（あく予定なのか）を振り返って把握できるととっても良いです。
6、予備時間と余裕を持つ
タイムスケジュールを立てたら、数時間に1~2回は予備時間を作るようにしましょう。わたしの場合は、午前中に1回、午後に1回30分の予備時間を作ってそれをスケジューリングします。時間通りにすべて終われば良いのですが、手こずってしまったり予想していないことがおきた時はそうもいかない場合もあります。もちろん予備時間を使わないに越したことはないので、この時間のことは基本的に考えずに業務をすすめましょう。使わなかった場合は次の業務を早く着手すれば良いのです。
7、重要度で予定を振り分ける
仕事の優先順位を重要度でわけてみましょう。よく緊急×重要で以下の4つに分類することがあります。
- 緊急かつ重要
- 緊急でないが重要
- 緊急かつ重要でない
- 緊急でなく重要でない
これらを優先順位をつけてスケジューリングしていくと「やりたいことができなかった」ということにもなりません。おすすめは、1から順番にスケジューリングです。極端な話、3は緊急だが重要でないので「誰かに頼む」、4はもう「やらない」などの選択肢もあるでしょう。この領域を減らして1や2をやる時間を増やす・確保していく必要があります。
ちなみに、この4つのなかで重要な仕事は「2.緊急だが重要でない」です。具体的には、あなたの長期的目標や将来に繋がる「すぐではないが大切な仕事」になります。また、2を怠った結果が1の業務を生んでいることにもなります。また別の機会に話しますが、この領域の仕事を増やしていけると仕事がどんどん楽しくなります。
8、自分の集中できる時間帯を知る
24時間ずっと集中できます！という人はまずいません。自分が一番集中できる時間を把握して、その時間帯にさきほど振った重要な仕事を入れるといいでしょう。朝型、夜型とあると思いますが、一般的に人が一番集中できる時間は朝（午前中）と言われています。大事な会議や打ち合わせをその時間にいれる企業も多いです。色々な時間帯で試してみて、自分にあった時間帯を知っておきましょう。
9、長期プランの計画は前倒しで取り組む
締め切りが先のタスクになればなるほど後回しにしてしまいがちです。特に納期が1週間以上先の場合は、できるだけ早く取り組むようにしましょう。さきほど出てきたように、やることを細かくわけて納期までの日にちや時間で落とし込むと効果的です。そうすることによって時間だけでなく心に余裕が生まれます。
10、長期的視点を大事にする
タイムスケジュールは毎日立てていきますが、1週間に1回や1ヶ月に1回など長期的に見る必要があります。タイムスケジュールの立て方やすべての業務が順調にすすんでいるか、将来的なことを考えることができているかなどを一度立ち止まって見てみると良いでしょう。本当に必要なこととそうでないことが見てきて、スケジューリングをブラッシュアップすることができます。
11、常に目的意識を持つ
タイムスケジュールを立てることやそれを時間通りに遂行することが最終ゴールではありません。重要なのは「なぜそれをやるのか」ということです。例えば、明日の14:00までにプレゼン資料を作成する、というタスクがあったとします。それを時間通りに完了するようにスケジューリングすることはもちろん大切です。しかし、プレゼン資料を作成する目的は何でしょうか？「新しいサービスを社内で提案・通過して商品化すること」が考えられます。ただ時間通りに予定をこなすのではなく、これを考えることによって仕事の質がぐっと上がり本当に「生産性の高い仕事」を実現できるのかもしれませんね。
タイムスケジュール管理に最適なツール３つ
実際にバリキャリ女性は何のツールを使ってタイムマネジメントしているのでしょうか？スケジュールを立てる・確認する・またはチームで共有するのに役立つツールを紹介しますね。
TimeCrowd（タイムクラウド）
データを記録して見える化して改善につなげるという3ステップで時間の使い方を改善していくツール。直感的に使えて便利です。個人で使う場合は無料。チームでの改善も図れます。
TimeCrowd（タイムクラウド）＞
Toggle（トグル）
チームの生産性を向上させることを目的としているツール。英語表記なのですが、わりとわかりやすく使うことができます。有料と無料のプランがあります。
Toggle（トグル）＞
Googleカレンダー
きっと使っている人が多いのではないでしょうか？わたしも普段はGoogleカレンダーを使っています。予定を可視化させるのにはわかりやすく、繰り返し機能やチームとの共有などでも使い勝手は良いです。
ちなみに、こちらが実際のわたしの予定です。
予定を立てる時は週ごと（左）、仕事中は3日ごと（右）で表示しています。プライベートな予定も一緒にしているのですが「非公開」にしているので同僚にバレることもありません！
タイムスケジュールを立てることに慣れてしまえば、仕事を効率よくこなすことはとっても簡単です！わたしは今も毎日タイムスケジュールを立ててツールに落として仕事をしていますが、抜け漏れもなく余裕をもって仕事を終わらせています。日々仕事に追われるのではなく、こちらから目標を実現するために仕事を捕まえていきましょう！
